Zo voer je dat moeilijk gesprek

Uitspreken wat je stoort tegen degene met wie je een goede (werk)relatie en zelfs vriendschap hebt, hoe doe je dat? Eerst iets aardig zeggen, dan de kritiek brengen en daarna weer iets aardig (= sandwichen)? Dat werkt, maar hieronder lees je hoe je nu precies je kritiek brengt. 

Deel één: Waarom moeilijke gesprekken nodig zijn

Net als bij vriendschappen is wederzijdse sympathie ook in zaken de beste basis. Elke ondernemer weet dat je een opdracht pas krijgt als de opdrachtgever je kent, vertrouwt én aardig vindt. En ook zodra de samenwerking loopt en jij eraan hecht, is de ander tegen je in het harnas jagen het laatste wat je wil.

Bij mijzelf merk ik dat ik mijn grenzen minder goed kan bewaken ten aanzien van gewaardeerde collega’s, loyale opdrachtgevers en vrienden dan bij mensen met wie ik geen band heb: mijn medepassagiers op de trein of een verkoper van een HEMA filiaal.

Buigen of barsten

Het is logisch dat je na de acquisitiefase, eerste samenwerking en het ontstaan van een vriendschap de goodwill die je hebt opgebouwd, wil bewaren. Maar wat gebeurt er als jullie goede relatie ervoor zorgt dat je niet benoemt wat niet lekker loopt?

If you don’t have emotions, your emotions will have you. Wat maandenlang onbenoemd blijft en geruisloos verandert in cynisme, is ontploffingsgevaarlijk. Wat opvallend is, is dat nadat de bom gebarsten is betrokkenen zeggen de uitbarsting te hebben zien aankomen. Dat is niet gek: je bevriende collega, je opdrachtgever, je leidinggevende, je zakenpartner voelt na een tijdje dat er wat dwarszit, maar weet alleen niet wat.

Elke keer dat je wrevel inslikt, wordt je ergernis onder de oppervlakte sterker, groter en gevaarlijker . Alles waarvan jij denkt dat het onzichtbaar is, klinkt na een tijdje door in je stem, in je houding en is zelfs te zien aan je blik (die verhardt).

Zonder wrijving geen glans

Relaties blijven alleen gezond als je uitspreekt wat niet werkt en dat geldt ook voor professionele relaties. Natuurlijk geldt ook het adagium choose your battles. Het werkt niet om op alle slakken zout te leggen.

Vinger aan de pols

Hoe weet je wat je wel moet uitspreken en wat niet? Als iets je blijft dwarszitten, is het cruciaal dat je dat uitspreekt.

Je weet het niet altijd op het moment zelf, maar wel achteraf. Als er iets gebeurd is waardoor van jouw kant de relatie onder spanning staat, uit zich dat in spanning in je kaken en schouders bij contact of in het wegklikken van updates van die persoon op social media omdat je ‘druk’ bent. Merk je dat je er sinds kort voor kiest je contactpersoon te mailen in plaats van te bellen? Dat wijst op wrevel. Spreek je nu vaker ‘over’ je contactpersoon dan ‘tegen’ je contactpersoon?

Vermijding is veruit het belangrijkste signaal dat iets je dwars is blijven zitten.

De eerste stap in het gezond houden van je (werk)relaties doe je dus zonder de ander: vraag jezelf in alle eerlijkheid of je iemand vermijdt. Vraag je daarna af waarom. Hoe heeft die persoon de frustratie bij je veroorzaakt?

Deel twee: Dit is hoe je een moeilijk gesprek voert

Nu je dit artikel leest, realiseer je je misschien dat een bepaald gedrag je heeft geërgerd en dat je die persoon sindsdien vermijdt. Als je hecht aan de relatie besef je nu hopelijk ook dat je je frustratie juist omwille van de (tot dan toe) goede relatie moet uitspreken. Wat je nu nog nodig hebt, is wat extra moed én de feedbackregels.

Zacht op de man, hard op je belangen

Voordat je het gesprek ingaat, kan je een aantal dingen doen. Realiseer je dat je blijft haken aan een bepaald gedrag en niet aan zijn of haar persoonlijkheid. Realiseer je ook dat jij dingen ziet vanuit jouw standpunt en daarin mogelijk ook aannames maakt. Bedenk ook hoe het zou zijn als de situatie omgekeerd was: jij hebt die ander gefrustreerd of gebruskeerd. Zou je dan niet willen dat de ander je in vertrouwen neemt over zijn ongemak of frustratie in plaats van je te vermijden?

Het zijn allemaal redenen om je frustratie bespreekbaar te maken. Hier zijn vuistregels om dat te doen zonder de relatie te beschadigen:

• vraag toestemming

• wees concreet en specifiek

• scheid je waarneming van hoe je deze interpreteert

• geef je oordeel in `ik-termen`; vermijd waarde-oordelen

• geef geen advies; probeer de ander niet te overtuigen

Laat ik dat zelf ook concreet maken 😉

‘Toestemming vragen’ hoef je niet letterlijk te doen. Het gaat erom dat je de ander spreekt op een gunstig ogenblik. Dus niet met anderen erbij en niet terwijl de andere nog ergens anders mee bezig is. Vraag daarom expliciet of hij even tijd heeft, of je haar ergens over kunt spreken of kondig zelfs aan dat je ‘het ergens over wil hebben omdat je zo aan de relatie hecht en die goed wil houden’.

Specifiek zijn over wat bij jou in het verkeerde keelgat is geschoten, is even belangrijk. Zeg bijvoorbeeld tegen je collega: in de meeting met klant X op maandag zei ik ‘dat we meer tijd nodig hebben om de klus te klaren’. Terwijl ik aan een nieuwe zin begon, zei jij tegen de klant  ‘dat tijd geen factor is’. Vaag zijn schiet niet op. Concreet navertellen hoe iets is gelopen naar jouw beleving wel.

Daarna zeg je zeg welk effect het gedrag van de ander op je had. Door te beginnen met de woorden ‘naar mijn aanvoelen’ vermijd je een discussie over waarden en normen (die bestaan immers niet). De andere tot een inzicht willen forceren, heeft helemaal geen zin.

Het is het meest effectief te benadrukken dat wat je zegt slechts jouw visie is.

Check wel of de boodschap is aangekomen. Het gesprek heeft alleen zin als de loyale klant, bevriende collega, leidinggevende of zakenpartner heeft begrepen waar voor jou de schoen wringt. Ga vervolgens echter geen advies geven. Laat de ander zelf invullen hoe deze het de volgende keer anders kan doen.

Resultaat?

Jij bent van je frustratie af en als de relatie even belangrijk is voor de ander als voor jou kan hij zijn gedrag aanpassen.

Doordat jullie op een constructieve manier iets moeilijk hebben aangesneden en daar samen zijn uitgekomen, is bovendien het onderling vertrouwen versterkt. De gun-factor is hersteld, dankzij de feedbackregels.