De Doorbraakmethode

Hoe buig je een uitzichtloze discussie om in een gezamenlijke zoektocht naar een oplossing? Als mediator, maar ook in mijn eigen conflicten, gebruik ik hiervoor de Doorbraakmethode. Dit is hoe jij de Methode kunt toepassen!

Mijn vorig blogbericht beschreef een recent conflict met als inzet de onderlinge financiële afwikkeling van een mediation. Je las hoe mijn collega en ik waren vastgelopen in onze eigen verwachtingen, die we niet naar elkaar hadden uitgesproken. Aangezien de discussie me flink dwars zat, dreigde ik te vervallen in:

Terugslaan – zelf ook geen millimeter toegeven: dit is precies het moment waarop een conflict escaleert.
Toegeven – mijn wens om mijn werk vergoed te zien, laten varen: de (zakelijke) relatie gaat dan ten koste van mij.
Afbreken van de samenwerking – dat is altijd (nog) een optie, maar het is commercieel en emotioneel niet handig.

Als ik ervoor koos te RE-ageren, zou ik deel uitmaken van het probleem waarna niemand mijn belangen nog voor ogen heeft: niet strategisch. Hoog tijd dus om de Doorbraakmethode te doorlopen.

De Doorbraakmethode (door mij afgekort tot ‘de Methode’) is ontwikkeld door William Ury, directeur van het Harvard Program on Negotation. Hij beschreef vijf stappen aan de hand waarvan elke confrontatie kan worden omgebogen in een samenwerking.

Stap 1: Ga naar het balkon

Koel af en neem afstand. Dat kan door een pauze in te lassen in de vergadering, er een nacht over te slapen of een mail een dag later te beantwoorden. Doordat je jezelf meer tijd geeft, zakken je emoties. Daardoor zie je scherper wat jij en de ander te verliezen of te winnen hebben.

Eenmaal afgekoeld, zag ik in dat ik met een wrang gevoel zou blijven zitten indien ik ervoor zou kiezen de samenwerking met mijn collega af te breken, dan wel zonder slag of stoot toe te geven aan haar wensen. Dat inzicht motiveerde me om mijn collega mediator te mailen met het voorstel elkaar die week te bellen op een afgesproken tijdstip om de situatie door te praten.

Stap 2. Ga naast de ander staan

Bekijk de discussie of onenigheid vanuit de positie van de ander. Waar zou zijn weerstand vandaan komen?
Waarin heeft de ander gelijk en heb jij ongelijk?

Toen ik hierbij stilstond, zag ik in dat ik zelf ook niet zakelijk was geweest aangezien ik niet had doorgepakt in mijn poging onze vage afspraak over vergoeding te verduidelijken. Mijn gevoel dat ik er was ingeluisd, ebde weg en dat gaf me de moed om het gesprek aan te gaan.

Ter voorbereiding van onze belafspraak noteerde ik een aantal punten waarop ik mijn collega gelijk kon geven. Dat deed ik dan ook bij aanvang van ons gesprek. Haar defensieve houding nam geleidelijk af en er kwam ook bij haar ruimte om mijn kant van het verhaal te zien. Dat gaf mij de moed om onze verschillen open en bloot op tafel te leggen. Ik zei: ‘Ik heb het gevoel dat we elkaar kwijt zijn geraakt in dit traject’. Dat ik dat luidop zei, hielp haar in te zien dat ik niet van plan was toe te geven en het gaf mij de moed om voor mijn belangen op te komen.

Stap 3. Zeg niet ‘nee’

Wijs de standpunten van de ander niet zonder meer af, maar luister ernaar. Zodra de ander merkt dat je zijn positie serieus neemt en actief luistert, herstel je het vertrouwen. Nu kan je de onenigheid omvormen tot een brainstorm.

Begin ermee de positie van de ander te onderzoeken. Waarom eist hij dit? Waar moet de ander rekening mee houden?

Dit schept voor jou de gelegenheid de ander uitgebreider over jouw probleem in te lichten of haar je beperkte speelruimte te laten zien. Daarop kan je vragen: ‘Wat zou jij doen indien je in mijn schoenen stond?‘

Ik heb mijn collega verteld hoeveel werk ik op me had genomen en waarom ik dat had gedaan. Toen zij daarop als bezwaar aanhaalde dat niet alle uren waren vergoed door partijen en dat er nu eenmaal veel meer werk in deze klus was gaan zitten dan zij kon doorrekenen, vroeg ik haar om advies: ‘Hoe kunnen we zorgen dat ik niet alle verlies hoef te nemen?’ 

N.B.: Komt er toch nog een persoonlijke aanval, laat je dan niet uit het veld slaan. Misschien is nog niet alle frustratie er uit. Houd stap 1 (koel hoofd) voor ogen en reageer alsof de aanval vriendelijk bedoeld is. Dat helpt.

Stap 4. Bouw een gouden brug

Nu je een gunstig klimaat hebt geschapen voor onderhandelingen doe je er goed aan de ander niet onder druk te zetten. Met pressie maak je het de ander immers moeilijk om in te stemmen. Het werkt pas als de ander onderdeel is van de oplossing.

In mijn conflict bouwde ik een gouden brug door mijn collega met een voorstel te laten komen over de hoogte van de financiële vergoeding. Dat werkte voor ons beiden goed. Zij kreeg weer controle over de situatie en mijn vertrouwen was hersteld dat ze me een deel van de vergoeding – hoe klein of groot ook – gunde.

Stap 5. Gebruik je macht om de ander iets te leren

Wanneer de ander de consequenties van het uitblijven van een akkoord niet begrijpt, moet je hem voorzichtig laten zien hoe ernstig de gevolgen zijn. Daarbij helpt het niet om te dreigen, wel om vragen te stellen:

Wat denkt u dat er gebeurt als wij het niet eens worden?
Wat denkt u dat ik ga doen?
Wat gaat u doen?

Werken deze vragen niet om de ander opnieuw bereidwillig te maken, dan hanteert W. Ury deze tactiek:

‘Het spijt me maar ik vrees dat we op deze manier niet tot een goed akkoord gaan komen. Het wordt tijd voor mij om mijn alternatieven te bekijken. Ik wil echter het liefst samen tot een akkoord komen. Ziet u die ruimte ook dan kunt u me op elk moment bellen, dan proberen we het opnieuw.’

Gebruik je macht dus om de ander iets te leren, maar laat de zaak niet escaleren.

In mijn conflict was deze laatste stap niet meer nodig. Nadat mijn collega zelf een voorstel had gedaan, zijn we het eens geworden over mijn gedeelte van de vergoeding. Toen ik tien dagen later nog geen betaling had ontvangen, was het voldoende om een mailtje te sturen verwijzend naar ons akkoord. Eind goed, al goed!

Komt u er niet uit met een toeleverancier, een afnemer van uw diensten, of ligt uw zakenpartner dwars?
Doorloop dan bovenstaande stappen uit de Doorbraakmethode.

Vindt u dat moeilijk, neem dan gerust contact met me op.